Главная / Все Статьи / Путь К Успеху или Как Планировать Дела [Часть 1]

Путь К Успеху или Как Планировать Дела [Часть 1]

1. Аутсорсинг

Выделите время для приоритетных задач, исключив ненужные задания и передав другим те задания, в которых вы не сильны. Таким образом, ваше время и внимание будет сосредоточенно на делах, способствующих прогрессу в вашей работе.

2. Не тратьте время впустую.

Это особенно актуально, если вы задействованы в интернет индустрии. В сети очень много отвлекающих факторов, начиная с новостей и заканчивая сплетнями и видеороликами. Чтобы избежать траты времени на эти отвлекающие факторы, можно намеренно ограничить возможности вашего компьютера для увеличения продуктивность вашей работы. Например, вы можете ограничить доступ на сайты, отвлекающие вас от работы.

3. Просыпайтесь рано

У тех, кто встает рано, продуктивность работы по утрам выше, чем у тех, кто любит поспать, также они больше успевают сделать, и они менее подвержены стрессам. Ранее утро – это обычно очень подходящее время для выполнения сложных заданий. Вы сможете сделать больше за определенный отрезок времени ранним утром, чем в любое другое время суток.

4. Не пренебрегайте перерывами

Не ешьте обед в офисе. Используйте обеденное время для того, чтобы восстановить силы, освежиться и действительно отдохнуть. Чтобы восстановить энергию встаньте с кресла, пройдитесь немного. После обеда вы будете работать продуктивнее, потому что полученная энергия поможет вам выполнять задания более эффективно.

5. Оставляйте незаконченные задания перед перерывом

Это поможет вам легко влиться в работу после перерыва, так как ваш мозг настроен на завершение задания. На самом деле данную тактику использовал ещё Хемингуэй – он всегда оставлял последнее предложение незаконченным, чтобы потом с легкостью продолжить работу.

6. Не беритесь за несколько дел сразу

Выполнение сразу нескольких заданий уменьшает производительность вашего труда, так что, вместо того, чтобы, как жонглер, управляться сразу с несколькими делами, сосредоточьтесь на выполнении одного задания, выделив отдельный блок времени, возможно, даже целый день для его выполнения.

7. Используйте современные технологии, чтобы провести «мертвое время» с пользой

«Мертвое время» – это непродолжительные отрезки времени, которые вы проводите в ожидании: в офисе, аэропорту, на автобусной остановке, перед лекцией. Вы можете провести это время с пользой – почитайте книгу, которая поможет вам повысить эффективность выполнения ежедневных заданий. Вы можете приобрести недорогую электронную книгу (например, “Kindle”) или использовать свой смартфон или планшет.

8. Начинайте с менее срочных заданий

Идея заключается в том, чтобы заканчивать задания до того, как они станут срочными. Единственный способ этого добиться – это работать над наименее срочными задачами в первую очередь.

9. Начинайте с развлечений

Этот совет поможет вам избежать отсрочек, а если нет, то по крайне мере сведет их к минимуму. Если вы начнете с чего-то веселого, то ваш мозг не будет напуган, когда вы приступите к работе, так он будет знать, что развлечение гарантированно.

10. Выясните, в какое время вы наиболее продуктивны и получите от этого выгоду

Если в определенное время суток вы более работоспобны, старайтесь выполнять больше заданий в этот период времени. В наименее продуктивные часы сходите в спортзал или займитесь чем-либо, не требующим умственной работы, трудные задания выполняйте в более эффективное время.

11. Срочные задачи

Рассмотрите свой список дел и сначала определите, какие из них зависят от времени, то есть должны быть сделаны сегодня или на этой неделе. Расставьте эти задачи по приоритету, затем выделите из списка следующие срочные задания, каждому значительному проекту уделяйте отдельный день после того, как завершите неотложные дела.

12. Объедините учетные записи электронной почты

Переадресуйте сообщения со всех ваших аккаунтов электронной почты на одного почтового клиента, чтобы проверять всю почту сразу. Протокол прикладного уровня для доступа к электронной почте позволит вам синхронизировать ваш почтовый ящик с мобильным устройством и делать резервное копирование на жесткий диск с вашего аккаунта.

13. Не допускайте возможных заминок

Для того, чтобы настроиться на глубокое внимание и сосредоточенность, важно не допускать прерываний в работе. Таким образом, вы сможете оставаться в русле работе. Подумайте, что может вам помешать – звонок на мобильный, окружающие люди, интернет – затем примите необходимые меры, чтобы свести возможные помехи к минимуму.

14. Планируйте

Потратьте первые 30 минут рабочего дня на то, чтобы распланировать остальное время. Составьте список важных заданий, которые необходимо выполнить в течение дня и сосредоточьтесь на этих пунктах.

15. Работайте меньше, делайте больше

Установите лимит времени на выполнение заданий, и вы увидите, что будете успевать больше. Вы можете использовать количество рабочих часов в неделю как проверочную цифру, работая 40 часов в неделю, каждая рабочая сессия должна длиться 60-120 минут. Усердие в работе это не столько о времени на нее потраченном, сколько о качестве ее выполнения. Чтобы улучшить качество, вам необходимо уменьшить количество. Найдите золотую середину.

16. Взгляд со стороны

Когда вы перегружены и эмоционально вовлечены во все, что происходит, вы, как правило, не можете принимать четкие решения. Взгляд со стороны от вашего делового партнера, наставника, тренера или друга поможет вам определить, что же сейчас наиболее важно. Взгляд со стороны откроет вам новые возможности.

17. Используйте календарные приложения

Отмечайте, что вам нужно сделать и основные сроки в календарном приложении, например в Google Calendar. Таким образом, вы сможете с легкостью расставлять приоритеты и планировать время, чтобы увеличить продуктивность. Google Calendar также поможет вам отслеживать случайные встречи и места, которые вам необходимо посетить. Эта программа также облегчает координацию действий между деловыми партнерами, так как имеет возможность синхронизации календарей двух и более людей.

18. Делайте сразу то, что должны делать

Основа продуктивности заключается в том, чтобы делать то, что нужно. Старайтесь не отвлекаться на второстепенные дела. Помните, что трата времени на поддержание вашей системы продуктивности – это второстепенная задача, вместо этого вам нужно заняться неотложными делами.

19. Планируйте похожие задания вместе

Сгруппируйте похожие задания вместе. Например, выделите время для исходящих звонков и сделайте все звонки друг за другом. В течение дня запланируйте время для проверки электронной почты, Твиттера и других социальных сетей, чтобы не увлечься и не потратить на них много времени.

20. Займитесь другим делом, если работа, которую вы выполняете сейчас, стоит на месте

Зачастую при выполнении задания мы встречаемся с препятствиями. Иногда вызывает разочарование то, что в наиболее срочных и важных заданиях труднее всего сдвинуться с мертвой точки. Оказавшись в такой ситуации, прежде всего не откладывайте задание в долгий ящик и избавьтесь от плохого настроения. Если вы не можете заставить себя что-то делать, просто остановите безнадежную борьбу и отправьтесь на прогулку. Скорее всего, по возвращению вы примитесь за задание с неожиданным энтузиазмом.

21. Ищите уединения

Если у вас полно неотложных дел, крайне важно исключить все отвлекающие факторы. Сфокусируйте всю свою энергию на выполнении одного задания, пока полностью не выполните его, и только потом приступайте к следующему. После того, как завершите все срочные дела, вы можете вернуться в общество.

22. Медлите продуктивно

Откладывание заданий со дня на день – главная причина непродуктивной работы. Большинство пособий посоветуют вам избегать промедлений. Однако, если приходится отложить выполнение задания, займитесь менее срочным, но важным делом, а не тратьте время на пустяки.

23. Сила трех

Каждый день давайте себе три важных задания (как правило, трудоемких), делайте перерывы между каждым из них, чтобы дать своему мозгу отдых и возможность переключиться на другую задачу.

24. Найдите баланс между актуальными проблемами и долгосрочными перспективами

Многие из нас стараются выполнить все задания, как только они получены. Несмотря на то, что привычка выполнять работу оперативно весьма полезна, такими темпами вы не добьетесь прогресса в работе. Разделите время между срочными и важными заданиями и проведите четкую границу между работой над безотлагательными проблемами и работой над долгосрочными проектами. Научитесь передавать другим срочные задания, пока вы работаете над важной задачей.

25. Совершенство – это прогресс, а не завершенность

Перфекционизм может негативно влиять на производительность. Некоторые из нас не могут даже начать проекты из-за склонности к перфекционизму. Быть перфекционистом и стараться достичь в чем-либо идеала совсем неплохо, но не очень реалистично. Стремитесь к цели, а не к совершенству.

26. Приходите на встречи вовремя

Это огромная трата времени, когда люди опаздывают на встречи и председателю совещания из вежливости приходится повторять все, что он говорил ранее. Для того, чтобы побудить других быть пунктуальными, вы, в первую очередь, сами должны быть примером и приходить на все встречи вовремя.

27. Сосредоточьтесь на том, что действительно важно

Не все задачи являются приоритетными. Потратьте некоторое время на планирование, чтобы определить наиболее важные задачи, которые необходимо взять на себя. Как правило, гораздо лучше сосредоточиться на одной или двух приоритетных задачах и сделать их действительно хорошо, вместо того, чтобы делать несколько дел сразу и достичь посредственных результатов.

28. Заканчивайте день на позитивной ноте

Посвятите последние часы рабочего дня самой ненапряженной работе, например, разберите бумаги. Вы испытаете чувство выполненного долга, если завершите хотя бы одно задание к концу рабочего дня.

29. Составьте ранжированный список заданий

Составление списков – лучший метод повышения продуктивности. После того, как вы написали список заданий, присвойте каждому из них порядковый номер, исходя из важности, и выполняйте задания согласно списку.

30. Включите элемент соревнования в работу

Для многих это работает: представьте, что все окружающие вас люди это потенциальные клиенты, оценивающие эффективность вашей работы. Представляя такой конкурс, вы будете работать более усердно и продуктивно.

31. Определите роли и разделите работу

Если вы возглавляете команду, определите особую роль для каждого члена вашей команды и разделите обязанности в соответствии с этими ролями. Есть люди, которые хотят взять на себя всю работу. При четком разделении ролей каждый член команды будет знать, что он должен делать, таким образом, продуктивность работы в команде будет выше, а задания будут выполнены быстрее.

32. Попросите о помощи, если в чем-то сомневаетесь

Иногда чтобы выполнить задание вам понадобятся знания и навыки, которыми вы не обладаете. Найдите кого-нибудь, кто это умеет и может быть заинтересован в работе с вами или найдите людей, которые знают подходящего для этой работы человека. Такой подход кардинально увеличит продуктивность.

33. Найти средства, повышающие производительность

Есть целый ряд инструментов, повышающих производительность труда и используемых как в режиме онлайн, так и оффлайн. Ярким примером может служить Pivotal Tracker, бесплатное приложение, которое позволяет следить за списком задач. Оно помогает вам расставлять приоритеты в списке дел.

34. Общайтесь с нужными людьми

Опыт показывает, что окружив себя умными людьми, которые работают в том же направлении, вы значительно повысите продуктивность своей работы. Так происходит от того, что эти люди подстегивают вас, а не тянут вниз.

35. Выделите время, которое можно потратить впустую

Работайте усердно, ни на что не отвлекаясь определенный период времени. Затем выделите время (значительно меньшее, чем для работы) на то, чтобы побыть непростительно непродуктивным.

36. Освежите голову и мотивируйте себя снова

Отвлекитесь от выполнения задания, чтобы проветриться и повторно себя мотивировать. В это время посмотрите отзывы незнакомцев о своем продукте на веб-сайте или в блоге. Вы удивитесь, как часто вы слишком близко воспринимаете проблему и не находите очевидных решений, взгляд со стороны в таких случаях неоценим.

37. Завершите работу, пока не сел аккумулятор

Для многих это может служить большой мотивацией. Оставьте зарядное устройство дома и поставьте цель закончить работу, пока компьютер не отключился. Такая мотивация сделает вашу работу продуктивной.

38. Храните все в электронном варианте

Ноутбуки и другие электронные устройства являются портативными, чтобы быть продуктивным и мобильным, храните все задания в электронном виде, так вы сможете работать на ходу. Более того, если вы решите поработать в кафе или парке, вам меньше всего будет хотеться возиться с бумагами. Научитесь делать записи в формате PDF и возьмите в привычку читать документы с экрана компьютера.

39. Выделите задачи, которые можно сделать во время переключения с одного задания на другое.

Переключение с задания на задание обычно занимает большое количество вашего времени. Решите, чем можно заняться в перерыве между заданиями. Например, послушайте бизнес-презентацию.

40. Получите портативный телефонный номер

Google Voice обеспечит вам один номер для всех ваших телефонов и голосовой почты, также как и доступ к электронной почте, бесплатные звонки на большие дистанции по США, международные звонки по низким ценам и многие другие функции звонков. Это повышает производительность вашего бизнеса, потому что с одного телефона можно работать из дома, разных мест офиса и в пути. Ваша доступность для многих клиентов имеет решающее значение, и именно поэтому это так важно.

41. Скан подписи

Бизнес отчеты, планы и другие документы часто требуют подписи. Чтобы сэкономить время и повысить производительность, отсканируйте и сохраните вашу фактическую подпись в качестве графического изображения и вставляйте его в документы Word, как картинку. Если вы работаете с форматом PDF, сохраните свою подпись как пользовательский штамп.

42. Кэшируйте свою электронную почту

Убедитесь, что вы можете кэшировать свой адрес электронной почты, потому что таким образом вы сможете работать на самолетах или в районах, где у вас нет подключения к Интернету.

43. Начинайте с малого

Мы склоны думать о заоблачных перспективах. Недостатком является то, что такое мышление создает барьер для начала и действия. Чтобы избежать ступора в работе, соизмеряйте ваши идеи с небольшими, легко исполняемыми заданиями. После того, как вы протестировали вашу идею в небольшом масштабе, вы будете иметь лучшее представление о том, как перевести ее на следующий уровень.

44. Создавайте небольшие цели и возвращайтесь к ним регулярно

Иногда мы слишком заняты новыми идеями, которые мешают нам завершить начатое. Лучший способ избежать этого – суммировать и записать все цели нового проекта в одном предложении. Не забывайте регулярно просматривать эти цели.

45. Придерживайтесь распорядка дня

Легко поддаться искушению и заняться чем-то приятным, даже когда у вас много дел. Но промедления легко избежать, составив распорядок дня и придерживаясь его. Это поможет создать шаблон с точки зрения работы и отдыха. Это поможет создать шаблон с точки зрения работы и отдыха.

46. Избегайте ненужных встреч

Если у вас назначена встреча, сначала убедитесь, что все участники знают о ее цели. Если есть люди, которые не могут ничем помочь в достижении этой цели, пускай уходят. Всегда начинайте ваши встречи с вопроса: «Все знают, почему мы здесь?«, а затем спросите: «Нужно ли, чтобы все были здесь?».

47. Начинайте с самого сложного

Большинство людей предпочитают начинать с легких заданий и завершать их в первую очередь. Однако, если мы начинаем работу с легких задач, мы больше времени тратим на промедление, так как после завершения легкого задания мы чувствуем удовлетворение. Когда же мы добираемся до трудной части, нами овладевает разочарование и стресс. Таким образом, лучше выполнить самую трудную задачу в начале, и медленно перейти к выполнению более легких пунктов. Вы будете чувствовать себя замечательно, завершив так много дел к концу дня.

48. Учитесь говорить «нет»

Не расточайте свое внимание и сосредоточенность. Умение говорить «нет» является неотъемлемой частью высокой продуктивности. Даже когда предложение открывает перед вами какие-либо возможности, помните, что они могут отвлечь вас от работы.

49. Будьте организованы

Умение организовать себя позволяет экономить время. Когда вы организованны, вы всегда легко найдете нужные вам файлы и записи. Независимо от организационной системы, которую вы используете, вы сэкономите время, если будете иметь прямой доступ к папкам и файлам.

50. Увеличьте ваше рабочее пространство

Людям свойственно испытывать перемены в настроении в зависимости от обстановки. Чистое, упорядоченное пространство может дать вам силы думать и действовать с большей концентрацией внимания. Суматошное, шумное, переполненное людьми пространство сделает вас невнимательным и отвлечет вас от работы.

Об Авторе Энергия Здоровья

Энергия Здоровья - простые советы здоровой и счастливой жизни. По всем вопросам пишите на admin@vitalenergy.ru

Еще Статья

Как При Помощи Сообщений Можно Привлечь Внимание В E-mail Кампании

Знаете ли вы, что есть некоторые элементы ваших сообщений, при помощи которых вы можете привлечь …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *